7 lỗi lưu ý cần tránh khi thuê văn phòng

Việc tìm được một văn phòng phù hợp với nhu cầu của công ty là một điều không hề dễ dàng, chính vì thế cần phải tránh một số lỗi cơ bản sau đây để giảm thiểu rủi ro cũng như tiết kiệm được một khoản chi phí cho công ty.

1. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả:

Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” tìm văn phòng cho thuê khá phổ biến. Với những người có ngân sách tiền thuê 12 usd/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 14-15 usd/m2/tháng là phù hợp hơn với họ. Vì chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn những tòa nhà giá thuê 12$. Tâm lý thuê văn phòng thì ai cũng muốn tìm chỗ nào thoáng đãng, có view đẹp, mới, giá rẻ…

Chọn văn phòng phù hợp với tài chính của doanh nghiệp để tránh tổn thất.


Nhưng thật sự văn phòng cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, mức giá riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng đẹp tiêu chuẩn thì phải giá cao. Hãy tìm văn phòng phù hợp với tài chính của công ty.

2. Không dự trù cho việc tăng nhân viên:

Chi phí cho việc chuyển văn phòng (làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ v.v.) khá tốn kém. Vì vậy khi doanh nghiệp quyết định thuê văn phòng cần tính toán diện tích thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp sau 1 năm. Nếu không các doanh nghiệp sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, phải lên kế hoạch tìm chỗ mới.

Cần tìm văn phòng phù hợp dự trù nhân viên tăng đột biến.


Những thiệt hại khi nhân sự tăng quá nhanh không đủ chỗ ngồi:
+ Đi tìm văn phòng mới, tốn thời gian, công sức, hiệu quả công việc của nhân viên giảm.
+ Tâm lý nhân viên không ổn định ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên.
+ Mất tiền cọc 3 tháng tại tòa nhà đang thuê.
+ Có thể đền thêm 3 tháng nếu hợp đồng có quy định.
+ Nội thất thiết kế phải bỏ, thanh lý giá rẻ vì khi di dời hầu như phải làm lại đồ mới.

3. Không quan tâm thích đáng đến nhân viên:

Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng thì những vấn đề sau cần được đặt ra và giải quyết.

Cần quan tâm thích đáng đến nhân viên công ty.


+ Khoảng cách đi lại từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên có quá xa?
+ Không gian làm việc có thoải mái, mang lại hiệu suất làm việc cao? Cụ thể: Chỗ ngồi có đủ rộng, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, khách khứa ra vào, có đủ hệ thống tủ đựng tài liệu v.v.
+ Các phòng bạn có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ?
+ Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?

4. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng:

Có một số doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20-30 phút đế xem tòa nhà văn phòng, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng tiềm ẩn rủi ro.
Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta nên:
+ Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng.
+ Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá.
+ Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà
+ Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà.

5. Ký Offer Letter và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng:

Trình tự đàm phán thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước:
+ Bước 1: Ký thư mời thuê (Offer Letter), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê;
+ Bước 2: Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

6. Không đo lại diện tích thực tế:

Diện tích mà các tòa nhà văn phòng đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện tại một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tế vẫn chênh lệch vì vậy để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức chúng ta nên đo lại thực tế một lần nữa.

7. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ:

Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí.
Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.